ابزارهاي مديريت وظايف با توجه به ميزان نيازمندي مي توانند بسيار ساده باشند يا بطرز غيرقابل تصوري به ارايه اطلاعاتي فوق العاده بپردازند. با وجودي كه همه آنها داراي يك عملكرد اصلي هستند و وظايف سازمان يافته را به اشتراك مي گذارند؛ با اين وجود روش هاي بيشماري از رويكرد مديريت وظايف بچشم مي خورد.

ابزار مدیریت وظائف با سازماندهی  و اولویت بندی وظائف مرتبط فرد، گروه و یا سازمان را در تکمیل اثربخش تر پروژه ها یاری می رساند.

ابزار مدیریت وظائف به صورت های متنوعی ارائه می شود؛ که  از جمله آنها می توانیم به صفحات گسترده و برنامه های آنلاین مدیریت پروژه اشاره کنیم. ابزارهای مدیریت وظائف افراد را در هر مرحله ای یاری می رسانند؛ از جمله:

- فعالیت با اثربخشی بیشتر و کاهش ضایعات

- انضباط

- اطمینان از اینکه تیم ها و افراد در مسیر درست خود قرار گرفته اند

- ضرب العجل ها

 

مدیریت وظائف جام پرسیا

 

اجزاء کلیدی ابزار مدیریت وظائف

ابزارهای مدیریت وظائف نیازهای عمومی سازمان، اولویت و تجسم کاری را مدنظر قرار می دهند. با چنین رویکردهایی قادر خواهید بود که امور کاری را مطابق با سودمندترین روش ها به انجام برسانید.

به بیان ساده تر ابزار مدیریت وظائف  افراد، تیم ها یا کسب و کارها را در سازماندهی بیشتر یاری می رساند. بخشی از سازمان دهی شامل مواردی می باشد؛ از جمله تعیین اولویت ها در وظائف، تجسم پیشرفت در وظائف که با پشت سر گذاشتن مراحل تکمیلی و گردآوری تجزیه و تحلیل ها حاصل می گردد و نیز گزارش هایی که مستقیماً با وظائف و جریان های کاری آینده مربوط می باشد.

 

اولویت بندی

تابلو اعلانات وظائف شما را قادر می سازد که وظائف خود را بر اساس اولویت ها سازماندهی کنید و بدنبال آن اطمینان می یابید که امور بسیارمهم در ابتدا تکمیل می گردند. همانطور که گفتیم ابزارهای مدیریت وظائف بآسانی بروزرسانی می شوند. با اولویت بندی بیشتر به جای آنکه بخواهیم بدون داشتن مسیری مشخص تنها به انتقال وظائف از شاخه ای به شاخه دیگر بپردازیم، بر میزان آسیب پذیری کار خود متمرکزتر می گردیم.

تجسم

تجسم وظائف نه تنها شما را در یادآوری هرآنچه که لازم است به انجام برسد، یاری می رساند؛ بلکه امکان درک بهتر و جامع تر از پروژه را برای شما فراهم می سازد. این بدان معناست که ابزارهای مدیریت وظائف به آسانی در دسترس همگان قرار می گیرند. زمانی که برنامه ای در مسیری قرار گیرد که درک آن آسان تر شود؛ وابستگی ها نیز شفاف تر می گردند و همکاری نیز حالت طبیعی تری بخود می گیرد.

 

تجزیه و تحلیل

ابزارهای مدیریت وظائف در همه مواقع برای برخی فرم های تجزیه و تحلیل ارائه می گردند؛ خواه آن فرمول توسط شما ایجاد شده باشد یا خواه پیش از آن در ابزار موجود باشد.

ابزارهای مدیریت وظائف به تولید داده های عینی می پردازند و کاربران نهائی با در اختیار داشتن این داده ها می توانند آنچه را که در حال حاضر بدان مشغول هستند، اموری را که در گذشته به انجام رسانیده اند و نیز انجام هر چه بهتر وظائف را به آسانی درک کنند.

این مبحث حساس ترین قسمت بهبودی روش انجام امور است.

 

انواع ابزارهای مدیریت وظائف

ابزارهای مدیریت وظائف با توجه به میزان نیازمندی می توانند بسیار ساده باشند یا بطرز غیرقابل تصوری به ارائه اطلاعاتی فوق العاده بپردازند. با وجودی که همه آنها دارای یک عملکرد اصلی هستند و وظائف سازمان یافته را به اشتراک می گذارند؛ با این وجود روش های بیشماری از رویکرد مدیریت وظائف بچشم می خورد.

ابزارهای مدیریت وظائف در بیشتر موارد توسط سیستم شبکه ای متشکل از ردیف ها و ستون ها ارائه می گردند و بطور معمول تحت عنوان تخته های مدیریت وظائف معرفی می گردند. همچنین سیستم های مدیریت وظائف دارای نشانه ها و شاخص هایی هستند که جهت نمایش وظائف گوناگون یا عناصرموجود در یک وظیفه، بکار گرفته می شوند. این موارد می توانند شامل هر چیزی باشند؛ از تصاویر گرفته تا یادداشت های برچسب دار، و یا تنها داده های موجود در یک سلول صفحه گسترده را می توانند در بر گیرند.  

ابزارهای مدیریت وظائف بطور معمول در سه دسته ویژه تقسیم بندی می شوند:

 

- مدیریت دستی وظائف

- مدیریت الکترونیکی وظائف

- مدیریت آنلاین وظائف

بیایید خیلی سریع به شناخت هر کدام از این ابزارهای مدیریت وظائف بپردازیم و بدنبال آن نیز بتوانیم به درک بهتری از تفاوت میان آنها دست بیابیم.

 

ابزارهای دستی مدیریت وظائف

ابزارهای دستی مدیریت وظائف یکی از نمونه های اصلی سیستم مدیریت وظائف هستند. آنها بطور معمول دارای آیتم های فیزیکی از جمله تخته های وایت بُرد، تخته های چوب پنبه ای و یا حتی کاغذ های طویلی هستند که برروی دیوار نصب می گردند. این ابزارها هیچ گونه تجسمی را بدنبال ندارند و به همین خاطر واژه دستی به آنها خطاب می گردد.

علاوه بر سادگی این سیستم ها، چنین ابزارهایی برای افراد یا تیم هایی مناسب هستند که با وظائف کمتری سر و کار دارند و بندرت تغییر می کنند. سازمان ها یا صنایعی که دارای وظائف استاندارد هستند، در اغلب مواقع ابزارهای دستی مدیریت وظائف را بکار می گیرند؛ چرا که به دقت کمتری نیاز دارند ونیازی به بروزرسانی فشرده و مکرر ندارند. این قابلیت ها بطور معمول برای سیستمی انعطاف پذیردر نظر گرفته می شود که به آسانی تغییرمی کند.

 

ابزارهای الکترونیکی مدیریت وظائف

ابزارهای الکترونیکی مدیریت وظائف علاوه بر مهار قدرت پردازش منجر به گستردگی هر چه بیشتر انعطاف پذیری و عملکرد می گردند. ابزارهای دیجیتالی یا الکترونیکی مدیریت وظائف تنها بواسطه محدودیت در فضا معرفی نمی گردند؛ اما به کاربران این اجازه را می دهند که اطلاعات را بسته به سلیقه و خواسته شان کم و زیاد کنند. آنها بطور معمول طیف گسترده ای از ویژگی ها را شامل می گردند؛ که می توانیم به پیگیری و تجزیه و تحلیل اشاره کنیم. ابزارهای الکترونیکی مدیریت وظائف برخلاف تخته اعلانات در ابزارهای دستی مدیریت وظائف می توانند با شما در هر کجا و تنها با در اختیار داشتن رایانه یا دستگاه هوشمند دیگرهمراه باشند.

سیستم های الکترونیکی معمولاً دارای انواع متنوعی هستند؛ از صفحات گسترده اولیه گرفته تا برنامه های فشرده ای که برای مدیریت وظائف مورد استفاده قرار می گیرند. از طرفی این ابزارها قادرند با دیگر وظائف و اپلیکیشن های سازمانی یکپارچه گردند و کامل ترین راهکار مدیریت وظائف سازمانی را استخراج سازند.

 

ابزارهای آنلاین مدیریت وظائف

عمق ابزار آنلاین مدیریت وظائف را با قابلیت های بی حد و اندازه توسعه اینترنت ترکیب کنید و به مدیریت آنلاین وظائف دست یابید. این سیستم ها می توانند به صورت بسته های نرم افزاری و یا اپلیکیشن های آنلاین ارائه گردند و افراد و تیم ها را در هر موقعیت مکانی،  قادر به سازمان دهی و نظارت بر وظائف می سازند.

ابزارهای آنلاین مدیریت وظائف از جمله تخته های Kanban و تخته های پروژه بسیار مفید هستند؛ مخصوصاً برای تیم هایی که وظائف زیادی را بهمراه شرح ها و اولویت های گوناگون بر عهده دارند و علاوه بر این نیز با اعضاء گروه از راه دور به فعالیت می پردازند. این ابزارها اطلاعات، معیارها، گزارش، تجزیه و تحلیل و یا هر فایلی را به آسانی و بواسطه یک اتصال اینترنتی، به اشتراک می گذارند. اکثریت ابزارهای آنلاین مدیریت وظائف بصورت ابر ارائه می گردند و با این حساب کاربران قادرند فضایی را جهت ذخیره سازی اختصاص دهند و پشتیبانی اطلاعات حیاتی را بدون بارگذاری بیش از اندازه در شبکه های داخلی به انجام برسانند.

از طرفی ابزارهای آنلاین مدیریت وظائف متدهای بهتری را برای برقراری ارتباط و همکاری در اختیار تیم ها قرار می دهند. اعضاء تیم با بکارگیری اتصال اینترنتی می توانند بروزرسانی وضعیت خود را از طریق ایمیل دریافت کنند و یا در مورد جزئیات کار به بحث بپردازند.  

 

سیستم مدیریت وظائف جام پرسیا

 

مزایای استفاده از ابزار مدیریت وظائف

ابزارهای مدیریت وظائف منابعی سودمند برای تیم ها تلقی می گردند؛ اما توسط افراد نیز مورد استفاده قرار می گیرند. ابزارهای مدیریت وظائف باعث می شوند که کاربران نهایی هوشمندانه تر کار کنند؛ کارهای بیشتری به سرانجام برسند و تجربه موفقیت های بیشتر نیز در ادامه حاصل شود.

 

ابزارهای مدیریت وظائف در صورت استفاده صحیح قادرند:

- بارکاری را سازماندهی و مدیریت کنند. اطلاع از اینکه اولویت انجام با کدام کار می باشد و کدام آیتم ها در اولویت هستند. اختصاص و اجراء مشخص می گردد.

- افزایش تولید و اثربخشی را منجر گردند. استفاده از مقدار بهینه زمان و منابع در کار برابر است با چرخش های کوچکتر در چرخه تولید.

- بهبودی کیفیت کار را بهمراه دارند. در زمان سازماندهی وظائف، کیفیت هیچگاه قربانی سرعت تولید نمی شود و اطلاعات بدرستی مورد استفاده قرار می گیرند.

- به ایجاد همکاری می پردازند. کارهای تیمی بواسطه تجسم سیستم مدیریت وظائف بهتر به انجام می رسند؛ چرا که درک مشترکی از اموری که لازم است به انجام برسند را در اختیار دارند و ایده ها نیز به آسانی منتقل می گردند.

- کاهش ضایعات را بدنبال دارند. از مدت زمانی که به صرف انجام کارهای آتی اختصاص می یابند و یا صرف انجام مجدد وظائفی که در قدم اول بدرستی تکمیل نشده اند می گردند، بکاهید.

- رویارویی با ضرب العجل ها. شما و تیم کاری تان با در اختیار داشتن سیستم سازمان یافته مدیریت وظائف و با اثربخشی بیشتر، ضرب العجل های از دست رفته را به عقب نمی اندازید؛ بلکه از آنها استقبال می کنید.

 

انتخاب بهترین ابزار مدیریت وظائف

لازمه انتخاب مناسب ترین ابزار مدیریت وظائف که با نیازها همخوانی داشته باشد، فکر و زمان بیشتراست. در بازار ابزارهای زیادی در این زمینه یافت می شوند. برخی از آنها بسیار ساده هستند؛ در حالی که سایر ابزارها طیف گسترده ای از ویژگی ها را ارائه می دهند و معیارهایی را به حد کافی و حتی برای جلب رضایت مشتاق ترین تیم های مبتنی بر اعداد ، در دسترس قرار می دهند.  

به یاد داشته باشید که پیچیدگی یا سادگی ابزارها هیچگاه به این معنا نیست که آنها بهترین راهکار هستند. حفظ تعادل نیازها با هرآنچه که یک ابزار مدیریت وظائف می تواند انجام دهد، به عملکرد بهتر شما و تیم کاری کمک می کند و آن را سازمان یافته تر می سازد و تقویت تولید که امری ضروریست را بهمراه دارد.

 

در این قسمت به پنج مورد که لازم است بهنگام جستجوی ابزار مدیریت وظائف آنها را در نظر بگیرید؛ اشاره می شود:

- وظائف از چه قرار می باشند؟

- وسعت کار مهم است؛ اینکه تیم علاوه بر شما دارای پنج عضو دیگر باشد یا اینکه از 50 کارمند اضافه تشکیل شده است؟

- آیا دسترسی از راه دور نیز در اولویت است؟

- تجزیه و تحلیل داده ای تا چه میزان اهمیت دارد؟

- آیا یکپارچه سازی ابزار با سایر برنامه ها و سیستم ها نیز لازم می باشد؟

بهره مندی از مناسب ترین ابزارهای مدیریت وظائف باعث می شود که مدیریت پروژه فعلی به جای آن که تنها به انجام کارها بپردازد؛ انجام امور در بهترین مسیر ممکن را مد نظر قرار بدهد.

 

منبع: 


به اشتراک بگذارید :



 ثبت نظر